Sexta-feira, 19 de Abril de 2024

A exigência de um Sistema de Gestão de Documentos e Informações
A necessidade de um profissional de Biblioteconomia

Por ARQUIMEDES DE CERQUEIRA JUNIOR

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É notório o quanto as Organizações se preocupam com
a implantação de sistemas (ISO 9001) que dinamizam a gestão
interna de seus processos, especialmente os relacionados à
informação e controle de documentos. Atualmente, muitas dessas
empresas – públicas e privadas – mantêm em seus quadros,
profissionais qualificados na gestão desses processos, visando a
adoção de procedimentos que visam a maximização dos resultados
(aspectos diversos), impedindo ou corrigindo as possíveis não
conformidades.

Há pouco tempo como servidor público, percebo a falta
de organização no controle dos documentos referentes aos processos,
bem como o atual estado de conservação dos mesmos (muitos com
letras ilegíveis, numeração descontinuada e com as páginas
amareladas e/ou rasgadas pela ação do tempo)
. Vale destacar
ainda a importância de postegarmos a vida útil desses documentos,
visto que ali consta o histórico de uma propriedade, de um
assentamento, de um beneficiário, de um assentado, bem como
pareceres emitidos por técnicos, advogados e procuradores acerca
das situações vividas à época.

A sobrevida desses documentos é imprescindível na
perpetuação de informações para gerações futuras. Para tanto,
como sugestão no próximo concurso público e, imediatamente na
contratação de uma empresa terceirizada
, o INCRA necessita de
um profissional graduado em Biblioteconomia, tendo em vista
que o mesmo é capacitado a planejar, organizar, administrar e
recuperar um amplo espectro de unidades de informação, em mídias
diversas, atuando também como um disseminador de informações
técnicas, científicas e culturais, pois, além de organizar
catalogar e arquivar documentos ele também orienta e facilita a
busca pelas informações.
Entretanto, frise-se que de nada
adiantaria mantermos esse profissional nas dependências da Unidade
sem a condição mínima de trabalho, especialmente no tocante à
infraestrutura.

Portanto,
acredito que a vinda de um profissional com a qualificação acima –
aliada a vontade do Órgão – será de grande valia para
Instituição, tendo em vista o verdadeiro caos em que se encontram
os nossos arquivos. Imaginemos como seria fácil e prático a análise
de um processo – dúvidas seriam prontamente dirimidas
arquivado também em meio eletrônico? Imaginemos como seria seguro e
sigiloso o referido profissional nos passar as informações após
uma solicitação? Imaginemos como seria fácil para esse
profissional a rastreabilidade decorrente de uma situação ocorrida
há dezenas de anos?

Enfim,
teríamos a certeza de cobrar algo a uma pessoa qualificada para a
execução daquela atividade, dando celeridade às atividades
daqueles que necessitam de um atendimento ágil e confiável.